Przebieg postępowania
Po otrzymaniu wniosku zawiadomimy Cię oraz przedsiębiorcę o wszczęciu postępowania i jednocześnie poprosimy przedsiębiorcę o ustosunkowanie się do Twojego wniosku.
Postępowanie jest prowadzone pisemmnie, Rzecznik może jednak pomocniczo kontaktować się z Tobą i przedsiębiorcą również telefonicznie.
Strony postępowania mogą przedstawiać stanowiska, dowody i dokumenty. W toku postępowania możliwe jest także gromadzenie dokumentów i dowodów, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie zostały przedstawione przez Ciebie lub przedsiębiorcę w toku postępowania.
Podstawowym celem postępowania polubownego jest wypracowanie kompromisu, z którego będą zadowolone obie strony. Mogą one proponować określone sposoby rozstrzygnięcia. Oznacza to, że żadna ze stron nie powinna za wszelką cenę forsować swojego stanowiska, ale raczej być gotowa na ustępstwa i wypracowanie optymalnego rozwiązania. Pamiętaj jednak, że nie zawsze rozwiązanie sporu jest możliwe. Postępowanie może zakończyć się negatywnie, szczególnie w sytuacji, gdy do uwględnienia Twoich oczekiwań nie ma podstaw prawnych, w dokumentacji sprawy nie ma dowodów na poniesionie określonych kosztów lub nie występują inne okoliczności przemawiające za uznaniem Twoich argumentów w drodze wyjątku.
W przypadku gdy jest to niezbędne do wyjaśnienia szczególnie skomplikowanego stanu faktycznego, Rzecznik może wyznaczyć rozprawę, na którą wezwie Ciebie i przedsiębiorcę, lub Waszych przedstawicieli, jeżeli zostali ustanowieni.
Rzecznik, po uwzględnieniu zgromadzonych dowodów oraz stanowiska stron, przedstawia Tobie i przedsiębiorcy, z którym toczysz spór, propozycję jego rozwiązania. Rzecznik dąży do tego, aby propozycja uwzględniała stanowiska obu stron, ale w niektórych przypadkach, w zależności od okoliczności zdarzenia oraz przepisów prawa, może się zdarzyć, że Rzecznik przyzna rację jednej ze stron sporu (pasażerowi bądź przedsiębiorcy) i zaproponuje rozwiązanie w pełni uwzględniające pogląd jednej strony.
Propozycja rozwiązania sporu jest często przedstawiona już w pierwszej korespondencji kierowanej do pasażera i przedsiębiorcy, tj. w zawiadomieniach o wszczęciu postępowania polubownego. Tak dzieje się, jeżeli do wniosku została dołączona dokumentacja sprawy oraz argumentacja pasażera i przedsiębiorcy. Gdy jest konieczne na przykład uzyskanie dodatkowych dowodów lub stanowisk uczestników, przemawiają za tym okoliczności prawne lub pozaprawne, a postępowanie nie zostało zakończone na wcześniejszym etapie, Rzecznik może przedstawić dodatkową propozycję rozwiązania sporu.
W takim wypadku Ty i przedsiębiorca będziecie mieli 7 dni, żeby ją zaakceptować lub odrzucić. W sytuacji braku wpływu odpowiedzi w tym terminie zwrócimy się do Ciebie ponownie z prośbą o przekazanie stanowiska, ewentualnie skontaktujemy się także drogą telefoniczną.
Następnie sporządzony zostanie protokół kończący postępowanie i zawierający informację o jego wyniku. Brak odpowiedzi strony na przedstawioną propozycję nie będzie stanowił przeszkody do zakończenia postępowania.